PROGRAM KERJA TATA USAHA

LEMBAR PENGESAHAN

Yang bertanda tangan dibawah ini

Kepala Madrasah Tsanawiyah  Al-Irsyad Al-Islamiyyah

Kecamatan Haurgeulis Kabuupaten Indramayu

MENGESAHKAN

Program Kerja Tata Usaha

MTs Al-Irsyad Al-Islamiyyah Haurgeulis

Tahun Pelajaran 2010/2011

Haurgeulis,    Juli 2010

MTs Al-Irsyad Al-Islamiyyah Haurgeulis

Kepala  Madrasah,

Dede Ikhwanuddin, S.Pd.I

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, Karena berkat Rakhmat dan Karunia-Nya kami dapat menyelesaikan penyusunan Program Kerja Tata Usaha Tahun Pelajaran 2010/2011. Penyusunan Program Kerja ini dimaksudkan untuk memberikan arahan dan pedoman khusus bagi Tenaga Administrasi Tata Usaha MTs Al-Irsyad Al-Islamiyyah Haurgeulis, dan bagi semua komponen yang terlibat, baik secara langsung maupun tidak langsung.

Dengan adanya Program Kerja ini diharapkan kegiatan Administrasi Madrasah Tahun Pelajaran 2010/2011 dapat berjalan dengan aman, tertib, dan lancar, serta mencapai tujuan yang diinginkan. Program Kerja Tata Usaha Tahun Pelajaran 2010/2011 ini berisi tentang gambaran penyelenggaraan Administrasi Madrasah, mulai dari Perencanaan, Persiapan, Pelaksanan, Pengawasan, Evaluasi dan Pelaporan. Dan diharapkan para personil dapat memiliki keseragaman langkah, kesatuan bahasa, dan keseimbangan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab masing-masing.

Dalam penyusunan Program Kerja ini, kami telah berusaha semaksimal mungkin untuk memberikan hasil yang terbaik. Namun demikian kami menyadari apabila dalam Program Kerja ini masih banyak kekurangan dan kelemahan, oleh karna itu kami sangat menghargai saran dan kritik yang konstruktif dari semua pihak untuk perbaikan dan penyempurnaan Program Kerja ini.

Dan tak lupa kami menyampaikan rasa terima kasih yang setinggi-tingginya kepada semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan penyusunan Program Kerja ini. Akhirnya kami berharap, semoga Program Kerja Tata Usaha Tahun Pelajaran 2010/2011 yang telah tersusun ini dapat berfungsi secara efektif dan efisien khususnya di MTs Al-Irsyad Al-Islamiyyah Haurgeulis.

Haurgeulis, Juli 2010

Penyusun

BAB I

PENDAHULUAN

A.     Latar Belakang

Pendidikan Nasional berdasarkan Pancasila, bertujuan untuk meningkatkan kualitas manusia Indonesia, yaitu manusia yang beriman dan bertaqwa terhadap Tuhan Yang Maha Esa, berbudi pekerti luhur, berkepribadian, berdisiplin, bekerja keras, tangguh, bertanggung jawab, mandiri, cerdas dan terampil serta sehat jasmani dan rohani.

Untuk mencapai tujuan Pendidikan Nasional di atas, salah satunya adalah adanya pengelolaan administrasi Madrasah yang mencakup diantaranya dalam peningkatan jenis mutu prasarana dan sarana pendidikan. Sebagai wujud pencapaian tujuan Pendidikan Nasional dimaksud, maka kegiatan-kegiatan tersebut di atas harus ditunjang oleh pelayanan administrasi Madrasah yang teratur, terarah, dan terencana. Dengan pelayanan administrasi Madrasah yang baik akan menunjang penyelenggaran proses belajar dan mengajar yang baik pula.

Salah satu upaya kongkrit untuk mencapai tujuan sebagaimana yang telah ditetapkan, maka Kepala Urusan Tata Usaha MTs Al-Irsyad Al-Islamiyyah Haurgeulis menyusun Program kerja yang harus dilaksanakan oleh semua unsur yang terkait dalam Organisasi Ketatausahaan. Program ini merupakan landasan operasional Tata Usaha Madrasah yang dilaksanakan secara bertahap berkesinambungan terarah dan komprehensip sehingga diharapkan dapat berhasil sinergi yang bermanfaat untuk meningkatkan kinerja karyawan atau Tata Usaha Sekolah.

Kepala Urusan Tata Usaha Madrasah semaksimal mungkin memaparkan sebagai aspek dan skedul kegiatan, Namun kami menyadari bahwa tidak tertutup kemungkinan dalam menyusun program kerja ini belum mencapai tingkat kesempurnaan, baik sisi subtansi maupun target pelaksanaan dan sebagainya.

Akhirnya kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan program kerja ini, semoga Tuhan Yang Maha Esa membalas kebaikannya.

B.     Dasar Hukum

1.       Undang-undang Republik Indonesia No 20 Taun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional

2.       Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan

3.   Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No. 24 tahun 2008 tentang Kompetensi Teknis Tata Usaha Madrasah.

C.   Tujuan

Program Kerja Tata Usaha ini disusun dengan tujuan :

1.   Memberikan petunjuk pelaksanaan kegiatan Administrasi di MTs Al-Irayad Al-Islamiyyah Haurgeulis.

2.   Sebagai penjabaran dari rencana Kerja Tata Usaha selaku tenaga Administrasi Madrasah

3.   Untuk memudahkan pelaksanaan supervise dan evaluasi yang dapat mengadakan tindak lanjut perbaikan / pengembangan Tahun-tahun berikutnya.

4.   Sebagai acuan pelaksanaan Administrasi di MTs Al-Irsyad Al-Islamiyyah Haurgeulis.

5.   Tertibnya Administrasi Tahun Pelajaran 2010/2011

D.   Ruang Lingkup

Tata Usaha sebagai basis administrasi Madrasah merupakan bagian tak dapat dipisahkan, yang memiliki peranan penting dalam pelaksanaan pendidikan. yaitu sebagai :

a.       Pengelolaan administrasi kepegawaian, keuangan, , perlengkapan dan inventarisasi;

b.       Pengelolaan urusan rumah tangga, surat menyurat dan kearsipan;

c.       Penyiapan data dan informasi Madrasah, kepustakaan dan hubungan masyarakat;

d.       Pelaksanaan penyusunan laporan kegiatan urusan tata usaha Madrasah.

E.   Sistematika

Program Kerja Tata Usaha Madrasah Tsanawiyah Al-Irsyad Al-Islamiyyah Haurgeulis Tahun Pelajaran 2010/2011 disusun dengan sistematika sebagai berikut:

BAB I. PENDAHULUAN

A.      Latar Belakang

B.      Dasar  Hukum

C.     Tujuan

D.     Ruang Lingkup

E.      Sistematika

BAB II. ADMINISTRASI TATA USAHA

1. Administrasi Kepegawaian
2. Administrasi Keuangan
3. Administrasi Kesiswaan
4. Administrasi Barang
5. Administrasi Ketatausahaan

BAB III SUSUNAN PERSONALIA

BAB IV      ADMINISTRASI TATA USAHA

BAB V PENUTUP

BAB II

ADMINISTRASI TATA USAHA

A.   Administrasi Kepegawaian

a.1.    File Guru dan pegawai ( Dikumen guru dan pegawai )

a.2.    Buku induk guru dan pegawai

a.3.    Buku kendali ( buku jadwal kenaikan gaji berkala dan kenaikan tingkat )

a.4.    Buku DP3

a.5.    Buku DUK

a.6.    Buku Catatan kemajuan guru dan pegawai

a.7.    Buku cuti pegawai dan guru

a.8.    Buku mutasi pegawai

a.9.    Buku data sertifikat pelatihan/seminar guru dan pegawai

a.10. Rencana pengembangan SDM

a.11. Analisis kebutuham guru

Keterangan :

a.1     ( File Guru dan pegawai ) merupakan kumpulan data / berkas berkas masing – masing guru dan pegawai seperti SK. Pengangkatan pertama sampai dengan terakhir, SK berkala, Karpeg, Taspen, Ijasah, dll. Manfaat dari file guru dan pegawai untuk memudahkan mencari data dan mencari arsip-arsip data guru dan pegawai.

a.2.    ( Buku Induk Guru dan pegawai ) merupakan buku yang berisi data – data guru dan pegawai manfaatnya untuk mengetahui jumlah guru yg ada, dan urutan yang ke berapa mulai berada di instansi tersebut dll.

a.3.    ( Buku Kendali ) merupakan buku yang berisi tentang jadwal kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala bagi guru dan pegawai. Manfaatnya untuk mengetahui kapan guru atau pegawai akan naik pangkat dan kenaikan berkala.

a.4.    ( Buku DP3 ) merupakan buku yang berisi sekumpulan nilai atas prestasi kerja yang dilakukan. Manfaaatnya untuk syarat kenaikan pangkat dll.

a.5.    ( Buku DUK ) merupakan daftar urutan pangkat guru dan pegawai. Mafaat DUK untuk mengetahui urutan pangkat tertinggi sampai yang terendah.

B.   Administrasi Ketatausahaan

Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan :

b.1.    Program kerja tata usaha

b.2.    Absensi dan rekap absen guru dan pegawai

b.3     Buku agenda masuk keluar

b.4.    Buku ekspedisi

b.5.    Sistem penyimpanan arsip

Keterangan :

b.1.    ( Program kerja Tata Usaha ) merupakan rencana kerja ketatausahaan yang akan dilakukan selama tahun pelajaran berlangsung dengan bertujuan supaya dalam melaksanakan tugas terarah sesuai program yang dibuat.

b.2.    Absensi dan rekap absen guru dan pegawai digunakan untuk mrngetahui kehadiran dan tidak kehadiran guru/pegawai dan jam berapa hadir dan jam berapa pulang sedangkan rekap untuk mengetahui berapa jumlah masing-masing guru yang tidak hadir dalam satu bulan.

b.3.    Buku agenda masuk keluar buku yang mencatat surat – surat masuk dan keluar.

b.4.    Buku ekspedisi buku yang digunakn untuk tanda terima bila mengantarkan surat

b.5.    Sistem penyimpanan arsip yaitu surat masuk dan surat keluar disimpan sesui dengan kode-kode yang ada dan diurutkan sesuai tanggal masuk atau keluar tujuan dari system menyimpanan ini untuk memudahkan mencari kembali surat yang masuk dan surat yang kelauar dll.

C.   Administrasi Keuangan

Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan :

c.1     Buku Kas Umum

c.2.    Buku Kas Pembantu

c.3.    Laporan keuangan

Keterangan :

c.1.    Buku Kas Umum merupakan buku yang mencatat penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan oleh bendahara tujuannya untuk mengetahu berapa jumlah uang yang masuk dan berapa jumlah uang yang keluar sehingga bisa ketemu berapa saldonya setiap bulan

c.2.    Buku Kas Pembantu merupakan buku catatan pengeluaran secara rinci per mata anggaran.

c.3.    Laporan keuangan yaitu laporan keuangan Madrasah yang dipertanggungjawabkan oleh Kepala Madrasah dan Bendahara

D.   Administrasi Barang

Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan :

d.1.    Buku Induk / Inventaris barang

d.2.    Buku Non Inventaris

d.3.    Buku Pemeliharaan

d.4.    Buku kendali / stok barang

Keterangan :

d.1.    Buku Induk / Inventaris barang buku yang mencatat tentang barang yang telah diperoleh baik dari pembelian dari droping maupun dari bantuan

d.2.    Buku Non Inventaris adalah buku yang mencatat barang-barang yang habis pakai baik dari pembelian maupun bantuan.

d.3.    Buku Pemeliharaan adalah buku yang yang mencatat tentang barangbarang inventaris yang di perbaiki.

d.4.    Buku kendali / stok barang adalah buku yang mencatat masing-masing barang untuk diketahui berapa jumlah barang yang masuk dan berapa jumalah barang yang keluar sehingga diketemukan sisa barang.

E.   Administrasi Kesiswaan

Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan :

e.1.    Buku Induk siswa

e.2.    Klaper

e.3.    Buku mutasi masuk, keluar

e.4.    Buku Prestasi

e.5.    Rekap absen siswa

e.6.    Buku kumpulan nilai

e.7.    Daftar nominatif siswa

e.8.    Foto copy ijasah/ DHUN/ Transkip/sertifikat siswa dan tamatan

e.9.    Rapor siswa

Keterangan :

e.1.    Buku Induk siswa buku yang mencatat tentang diri siswa yang diurutkan sesuai dengan nomor induk siswa, selain data juga ditampilkan foto siswa serta juga ditampilkan data pelaporan penilaian hasil belajar siswa.

e.2.    Klaper buku yang mencatat nama siswa menurut abjad

e.3.    Buku mutasi masuk, mutasi keluar buku yang mencatat siswa yang pindah Madrasah atau DO, serta mencatat siswa yang mutasi masuk di dalam buku mutasi juga terdapat rekapitulasi keadaan siswa buku ini setiap bulan dipertanggung jawabkan kepada Kepala Madrasah.

e.4.    Buku Prestasi buku yang mencatat prestasi yang diraih siswa baik akademis maupun non akademis

e.5.    Rekap absen siswa buku rekap yang berisi tentang rekap masing – masing siswa yang tidak hadir dalam satu bulan.

e.6.    Buku kumpulan nilai buku yang berisi tentang kumpulan nilai dari beberapa bidang studi mulai dari semester satu sampai semester dua manfaat dari buku ini untuk dipindahkan di buku induk siwa dalam lembaran pelaporan hasil belajar siswa.

e.7.    Daftar Nominasi siswa daftar susunan nama siswa yang akan mengikuti Ujian Akhir Nasional

e.8.    Foto copy ijasah/ DHUN/ Transkip/sertifikat siswa dan tamatan : kumpulan ijasah siswa yang telah lulus, dikelompokkan sesuai tahun pelajaran

e.9.    Rapor siswa : Buku hasil belajar siswa yang diberikan kepada siswa setiap semester.

BAB III

SUSUNAN PERSONALIA

MTs AL-IRSYAD AL-ISLAMIYYAH HAURGEULIS

TAHUN PELAJARAN 210/2011

 

BAB IV

PRORAM KERJA TATA USAHA

Program kerja Tata Usaha merupakan salah satu landasan / pedoman dalam rangka melaksanakan tugas Tata Usaha Madrasah/Madrasah dan menitik beratkan pada penyusunan administrasi Madrasah guna meningkatkan mutu pendidikan di MTs Al-Irsyad Al-Islamiyyah Haurgeulis Tahun Pelajaran 2010/2011.

A.   Program jangka pendek ( Kurun waktu 2010/2011)

Program kerja jangka pendek merupakan bagian atau harus dilaksanakan tahun pertama oleh Tata Usaha Madrasah, yaitu :

1. Mengelola keuangan
2. Menyusun Administrasi ketenagaan Madrasah
3. Menyusun Administrasi Madrasah
4. Penyajian data/ Statistik Madrasah
5. Mengkoordinasikan dan melaksanakan 7 K
6. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan Ketatausahaan Madrasah secara berkala
7. Hubungan Masyarakat.

  B. Program jangka menengah dan jangka panjang ( kurun waktu 2010 – 2011 )

1. Program kerja jangka menengah merupakan kelanjutan atau penyempurnaan program jangka pendek, dan program jangka panjang merupakan rangkaian terakhir dari seluruh kerja Tata Usaha
2. Evaluasi pelaksanaan program program jangka menengah yang mencapai penyempurnaan dilaksanakan dalam program kerja yang berikutnya (terakhir)
3. Tabel Program kerja yang akan dilaksanakan kurun waktu : 2010/2011

No	BULAN	KEGIATAN
1.	Juli 2010 ( 1 s.d  31)	Pembuatan Program Kerja Tahunan Pembagian tugas Persiapan pembuatan format-format persiapan PSB Rapat pembagian tugas / pelaksanaan PSB Pembagian Ruang kelas siswa Pembuatan Absensi kelas X, XI dan XII Pembuatan absen kelas X, XI dan XII Pembuatan Formulir Biodata siswa Baru Pembuatan Agenda Tatap Muka siswa
2.	Agustus 2010 (1 s.d 31 )	Menulis biodata siswa kelas IX kedalam buku induk siswa Mempersiapkan tempat rapat awal tahun antara orang tua murid dengan pihak Madrasah Pembuatan RAPBM / APBM Pendataan barang inventarisasi yang rusak / perbaikan kursi meja yang rusak Pengurusan mutasi siswa kelas XI dan XII Pembuatan Agenda Kelas VII,VIII & IX Pengajuan jumlah Siswa Penerima BOS Laporan ketatausahaan
3.	September 2010 ( 1 s.d 31 )	Menulis biodata Siswa Kelas VIII ke dalam buku Induk siswa Mengisi buku klaper siswa yang baru dan siswa mutasi kelas XI dan XII Membuat laporan Triwulan Inventaris Madrasah Penulisan papan Statistik, Profil  Madrsah dll Pendataan barang Inventaris yang rusak/meja dan kursi diperbaiki. Pengetikan ulangan harian Siswa / digandakan Rapat dan pengarahan untuk Tata Usaha 10. Mendata Siswa yang bermasalah dengan kehadirannya. 11.  Laporan Realisasi rutin / SPJ BOS 12.  Laporan Inventaris Barang
4.	Oktober 2010 (1 s.d 31 )	1.       Mempersiapkan tempat untuk rapat dinas Guru dan pembagian tugas 2.       Pembuatan Program Kerja Ulangan Tengah Semester 3.       Mendata siswa yang bermasalah kehadirannya 4.       Pendataan barang Inventaris yang rusak ( Kursi / meja untuk diperbaiki 5.       Pengumpulan Ijazah siswa kls VII,VII & IX 6.       Pengetikan Daftar Peserta UN/UM 7.       Pengajuan jumlah Siswa Penerima BOS 8.       Laporan Ketatausahaan
5.	November 2010 (1 s.d 31 )	Penulisan nilai Legar ke dalam buku Induk Siswa Pembuatan absensi kelas X, XI, dan kelas XII Mendata Siswa yang bermasalah kehadirannya Mengetik naskah Ulangan harian semester II dan digandakan Mendata barang Inventaris / meja kursi yang rusak untuk diperbaiki Memeriksa/mendata  Buku raport Siswa Mempersiapkan Program Kerja Ujian Akhir Semester 1 (UAS) Pembuatan Agenda Tatap Muka siswa
6.	Desember 2010 ( 1 s.d 31 )	Penulisan nilai leger ke dalam buku Induk Siswa Pembuatan absensi kelas X, XI, dan kelas XII Pembuatan Laporan Triwulan barang Inventaris Pembuatan daftar Urut Kepangkatan ( DUK ) Pendataan Siswa bermasalah tentang kehadirannya Pembuatan laporan realisasi keuangan Rutin BOS Mendata barang-barang Inventaris yang rusak untuk diperbaiki Membuat daftar penerimaan Buku raport Mengadakan Rapat Tata Usaha Laporan Ketatausahaan
7.	Januari 2011 ( 1 s.d 31 )	Pengetikan Biosma Pemeriksaan absensi kelas X, XI dan kelas XII Merapihkan seluruh Administrasi Madrasah Pengetikan Naskah ulangan harian Siswa Mendata barang Inventaris yang rusak untuk diperbaiki Memasukkan nilai Semester 1 ke dalam buku Induk. Pengajuan jumlah Siswa Penerima BOS Laporan SPPB BOS Persiapan Administrasi Pendalaman Materi kelas ix
8.	Februari 2011 ( 1 s.d 31 )	Pemeriksaan absensi kelas X, XI dan XII Pengetikan Naskah Ulangan harian siswa Mendata barang-barang Inventaris yang rusak untuk diperbaiki Pendataan Siswa yang bermasalah kehadirannya Mempersiapkan untuk ulangan Persiapan Pelaksanaan Ulangan Tengah Semester Lporan Ketatausahaan
9.	Maret 2011 ( 1 s.d 31)	Pemeriksaan absensi kelas : X , XI dan kelas XII Mendata barang barang Inventaris yang rusak untuk diperbaiki. Pembuatan laporan realisasi keuangan BOS Pembuatan laporan Triwulan barang Inventaris Perbaikan DNT Persiapan Rapat Ujian Nasional/Madrasah Pembuatan Program Kerja UN/UM
10.	April 2011 ( 1 s.d 31	Pemeriksaan Absensi Kelas : X,VIII & VII Mendata barang-barang Inventaris yang rusak untuk diperbaiki Pendataan Siswa bermasalah tentang kehadirannya Pengajauan jumlah Siswa penremia BOS
11.	Mei 2011 ( 1 s.d 31 )	Pembuatan absensi kelas : X , XI dan kelas XII Pengetikan Naskah UAS Mempersiapkan Ruang rapat Guru untuk menghadapi pelaksanaan UAS / UAN Pendata barang-barang Inventaris yang rusak untuk diperbaiki Mempersiapkan Ruang rapat Guru pengawas silang
12.	Juni 2011 ( 1 s.d 31 )	Pembuatan absensi kelas : X , XI dan kelas XII Mempersiapkan pelaksanaan UAS II (Genap) Mempersiapkan format untuk siswa baru kelas X Mendata barang-barang Inventaris yang rusak untuk diperbaiki Pembuatan laporan Realisasi Keuangan BOS Pengajuan jumlah Siswa Penerima BOS Pembuatan laporan triwulan barang Inventaris

BAB V

PENUTUP

Demikian Program Kerja Tata Usaha ini disusun dengan harapan dapat bermanfaat dalam Pelaksanaan Administrasi di MTs Al-Irsyad Al-Islamiyyah Haurgeulis Tahun Pelajaran 2010/2011.

Kepada semua pihak yang terkait dalam ketatausahaan ini, kami berharap kerja samanya untuk saling koordinasi dan mengevaluasi demi suksesnya administrasi di MTs Al-Irsyad Al-Islamiyyah Haurgeulis. Dan atas segala dedikasinya kami ucapkan terima kasih, jazakumullah khairan katsiran.

Dibuat di           : Haurgeulis

Pada Tanggal    : 11 Juli 2010

Kasubag TU,

Romadhon